> Poradnik - jak wybrać krzesło biurowe do firmy?Wybór krzeseł biurowych w firmie to decyzja, która wpływa nie tylko na komfort pracowników, ale również na koszty eksploatacji, bezpieczeństwo użytkowania, estetykę przestrzeni oraz efektywność zarządzania wyposażeniem biura. W przeciwieństwie do zakupu pojedynczego fotela do domowego gabinetu, zamówienie kilkunastu, kilkudziesięciu czy kilkuset krzeseł wymaga uwzględnienia szeregu czynników technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych.
Osoby odpowiedzialne za zakupy, administrację, facility management czy prowadzenie postępowań przetargowych powinny patrzeć na krzesło biurowe nie tylko przez pryzmat ceny czy wyglądu, ale przede wszystkim całkowitego kosztu użytkowania i możliwości wieloletniej eksploatacji.
W tym poradniku przedstawiamy najważniejsze aspekty, które warto przeanalizować przed podjęciem decyzji zakupowej.
Pierwszym krokiem powinno być określenie, w jakich warunkach będą użytkowane krzesła.
Inne wymagania będą miały:
Należy również uwzględnić sposób organizacji pracy. W modelu hybrydowym krzesła mogą być wykorzystywane przez wielu pracowników naprzemiennie, dlatego szczególnego znaczenia nabiera odpowiedni zakres regulacji umożliwiający szybkie dopasowanie do różnych użytkowników.
W przypadku organizacji planujących rozwój warto również uwzględnić możliwość późniejszego doposażenia biura w identyczne modele.
Normy są jednym z najważniejszych kryteriów przy wyborze profesjonalnych krzeseł biurowych. Stanowią potwierdzenie, że produkt został zaprojektowany i przebadany pod kątem bezpieczeństwa, trwałości oraz ergonomii.
Najważniejszą normą dla krzeseł biurowych jest EN 1335.
Norma ta określa m.in.:
Warto pamiętać, że samo stwierdzenie producenta o zgodności z normą nie zawsze oznacza przeprowadzenie pełnych badań. Dlatego warto poprosić o raporty z badań wykonanych przez niezależne laboratoria.
Należy również sprawdzić czy laboratorium wydające sprawozdanie z badań posiada renomę zapewniającą rzetelność badań. Na przykład niemiecki TUV czy szwajcarska SGS są instytutami znanymi i globalnymi, których badania są uznawane na całym świecie.
W przypadku mniej znanych laboratoriów warto zwrócić uwagę czy posiada certyfikację instytucji certyfikującej. W Polsce taką instytucją jest Polskie Centrum Akredytacji (PCA), które gwarantuje zgodność wykonywanych badań z normami.
W firmie krzesło rzadko jest użytkowane wyłącznie przez jedną osobę przez cały okres eksploatacji. Zmieniają się pracownicy, stanowiska pracy oraz organizacja przestrzeni.
Dlatego kluczowe znaczenie mają możliwości regulacji, które zresztą są badane za zgodność z normami EN 1335.
Warto zwrócić uwagę na:
Im większy zakres regulacji, tym większa szansa na prawidłowe dopasowanie krzesła do użytkowników o różnym wzroście, wadze i sposobie pracy.
Jednakże ilość regulacji może być też problemem, to znaczy nie zawsze większa ilość regulacji jest potrzebna a czasami potrafi wręcz przeszkadzać.
Poniżej podajemy minimalistyczną analizę zalet i wad liczby regulacji, które są istotne w momencie wyboru. Decyzja o wyborze powinna uwzględnić te czynniki.
DUŻA LICZBA REGULACJI
ZALETY
WADY
MAŁA LICZBA REGULACJI
ZALETY
WADY
Cena zakupu nie powinna być głównym kryterium wyboru. Znacznie ważniejsza jest przewidywana żywotność produktu. Profesjonalne krzesło biurowe powinno wytrzymać wiele lat intensywnego użytkowania.
Warto zwrócić uwagę na jakość użytych materiałów oraz ich pochodzenie. Jest to temat wykraczający poza zakres niniejszego opracowania, dlatego zwracamy jedynie uwagę na ten aspekt.
Jak przy każdym produkcie oferowanym na rynku, istnieją modele krzeseł o takich samych funkcjach ale znacząco różniące się ceną. Ta różnica w cenie może wynikać oczywiście tylko z różnicy w wycenie, ale zwykle wynika z różnicy w zastosowanych komponentach, miejscu produkcji, długości gwarancji, trwałości itd.
W przypadku wieloletniego użytkowania ogromne znaczenie ma trwałość materiałów wykończeniowych.
Jednym z najczęściej stosowanych parametrów jest odporność na ścieranie określana testem Martindale'a.
Dla profesjonalnych zastosowań biurowych warto wybierać tkaniny o odporności:
Zaznaczamy też, że zwykle ilość cykli wyższa niż 100000 jest absolutnie wystarczająca bowiem ten parametr testowy jest zwykle nieosiągalny w normalnym użytkowaniu. Ilość cykli jest jednym z wyznaczników jakości tkaniny, ale powyżej pewnej granicy nie ma to przełożenia na jakość gotowego wyrobu.
Warto również zwrócić uwagę na:
Materiały obiciowe posiadają osobne od krzeseł atesty - warto zatem poprosić producenta krzeseł o przedstawienie takich atestów, aby mieć pewność, że tkanina spełnia oczekiwania zamawiającego.
Istotnym elementem jest oczywiście również zastosowana pianka.
Pianki dzielą się na:
Pianki wylewane są z reguły lepsze - trwalsze i bardziej odporne na odkształcenia w czasie.
Dodatkowe cechy pianek, które mogą mieć znaczenie dla zamawiającego:
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest porównywanie wyłącznie cen ofertowych.
Znacznie bardziej miarodajnym wskaźnikiem jest całkowity koszt użytkowania (TCO – Total Cost of Ownership).
Przy analizie warto uwzględnić:
Krzesło kosztujące 500 zł i wymagające wymiany po 5 latach może generować wyższe koszty niż model za 1000 zł użytkowany przez 10 lat.
Dlatego przy większych projektach warto analizować koszty w perspektywie minimum 5–10 lat.
W wielu organizacjach zakup krzeseł odbywa się etapami.
Warto wybierać producentów oferujących długoterminową dostępność modeli oraz rozbudowane rodziny produktów.
Standaryzacja wyposażenia pozwala:
Jest to szczególnie ważne dla dużych firm, urzędów oraz organizacji posiadających wiele lokalizacji.
W przypadku organizacji liczy się nie tylko sam produkt, ale również wsparcie po zakupie.
Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić:
Dla dużych organizacji szczególnie istotna jest możliwość szybkiej wymiany uszkodzonych elementów bez konieczności wyłączania stanowiska pracy na długi czas.
Coraz więcej organizacji uwzględnia aspekty środowiskowe w procesie zakupowym.
Warto sprawdzić, czy producent oferuje:
Aspekty te wspierają realizację polityki zrównoważonego rozwoju organizacji oraz przyczyniają się do zmniejszenia śladu środowiskowego związanego z wyposażeniem miejsc pracy.
Przy projektach wyposażenia biur często liczy się sama rzetelność dostawcy czy producenta oraz terminowość dostaw.
Przed wyborem dostawcy warto zweryfikować:
Problemy logistyczne mogą opóźnić uruchomienie nowych powierzchni biurowych lub realizację projektów relokacyjnych.
Warto zwrócić uwagę na dokumentację ofertową dostawcy tj opisy, wymiary, wizualizacje/zdjęcia czy też możliwość zobaczenia wzoru.
Lista kontrolna w pigułce:
✓ Czy krzesło spełnia wymagania normy EN 1335?
✓ Czy krzesło posiada potwierdzone badania wytrzymałościowe?
✓ Czy krzesło oferuje właściwy zakres regulacji ergonomicznych?
✓ Czy krzesło jest przeznaczone do wieloletniego użytkowania?
✓ Jakie są wykorzystane materiały tapicerskie?
✓ Czy są dostępne części zamienne?
✓ Jakie są warunki gwarancji?
✓ Czy jest serwis posprzedażowy?
✓ Czy zamawiane krzesło jest zgodne ze standardami organizacji?
✓ Czy dostawca posiada certyfikaty?
✓ Jaka jest historia dostawcy i lokalizacja produkcji?
Intar Tools Sp. J.
ul. Szeroka 77
05-831 Parole
Poland
Krzesła i fotele
Wstęp